Wil je documenten delen?
Gebruik SharePoint in plaats van WeTransfer, dat is de meest veilige optie. Recent werd de gebruikersovereenkomst (kleine lettertjes) van WeTransfer aangepast. In de verklaring staat nu dat ze elk ge-upload bestand mogen gebruiken om hun AI te trainen, dus minder veilig in gebruik!
Hoe deel je documenten met externen via SharePoint? Volg voortaan deze procedure!
- Vraag jouw leidinggevende om via een ticket een Zorgbedrijf-account aan te maken voor deze externe persoon.
- Elke externe krijgt een toegang met einddatum, tot max. 4 maanden. Twee weken vóór die vervaldatum krijgt de aanvrager een herinnering. Wordt de toegang niet verlengd, dan vervalt dit account automatisch.
Maakte je al gebruik van SharePoint om bestanden te delen met externen? Je kan dit dus nog altijd, maar enkel als die externen via ticket over een Zorgbedrijf-account beschikken.
Omdat nu al externen toegang hebben tot een aantal van onze SharePoint-sites, werken onze ICT-collega’s aan een systeem waarbij enkel gekende accounts – die aangemaakt werden binnen onze Microsoft-omgeving – toegang krijgen. Tot die tijd wordt per site gecontroleerd wie toegang heeft.
Hoe wordt die toegang geregeld?
Het delen van SharePoint-bestanden kan enkel met lees- of bewerkrechten.
- Iedereen krijgt leesrechten op informatie die relevant is voor de organisatie.
- Medewerkers die betrokken zijn, krijgen bewerkrechten.
- Vertrouwelijke info wordt afgeschermd en enkel gedeeld met wie het nodig heeft. Delen gebeurt dan via goedkeuring van de leidinggevende.
- Opgelet: gebruik geen individuele wachtwoorden voor bestanden/documenten
Heb je nog vragen? Kijk dan op Intranet en laat je helpen door een ICT-collega, via een digitale melding of ticket.
